Аттестация персонала: как правильно организовать процедуру оценки сотрудников

С компанией разработчиком онлайн-тестирования разобрали вопросы аттестации сотрудников.

Аттестация персонала в организации — это процедура проверки профессиональных знаний сотрудников и их навыков, позволяющая своевременно направить их на обучение с целью повышения квалификации, включить конкретного работника в кадровый резерв или пересмотреть уровень заработной платы. Она имеет определенный порядок выполнения, требования к проведению и особенности подготовки команды.

Аттестация персонала — что за процедура

В Трудовом Кодексе РФ точное определение такого понятия отсутствует. В целом аттестация подразумевает оценку знаний, навыков и компетенций сотрудника и их соответствие занимаемой должности в компании. Может проводиться устно в виде собеседования или в письменной экзаменационной форме. Ее результаты согласно п. 3 ст. 81 ТК РФ могут послужить основанием для понижения должности работника или даже его увольнения.

Виды аттестации сотрудников:

Предварительная. Проводится при приеме на работу, дает возможность проверить уровень компетенций соискателей.
По завершении испытательного срока. Позволяет оценить, насколько хорошо недавно принятые в организацию кадры справляются со своими профессиональными обязанностями.
Очередная. Инициируется один раз в три года для рядовых сотрудников и раз в два года — для руководителей.
При повышении. Показывает профпригодность кандидата для вступления в новую должность.
При переводе в другой отдел или подразделение. Анализирует возможности работника выполнять свои профессиональные задачи в случае изменения условий, состава или объемов трудовых обязанностей.

Аттестация обязательна для медиков, педагогов, работников МЧС, транспортников, государственных служащих, сотрудников прокуратуры, персонала предприятий с повышенным уровнем опасности. Назначается раз в 3-5 лет. В коммерческих организациях может проводиться по усмотрению руководства. Процедуру не проходят: члены многодетных семей; одинокие, воспитывающие детей до 14 лет родители; работающие в организации меньше 1 года или по совместительству; женщины с детьми до 3 лет; беременные; лица в возрасте старше 60 и моложе 18 лет.

Цель проведения

Направлена на выявление недостаточно компетентных сотрудников и необходимости привлечения в штат кадров с более высокой квалификацией.

Аттестация преследует ряд задач:

усиление и/или изменение системы мотивации сотрудников, дисциплины и ответственности в коллективе;
оценка соответствия занимаемой должности и пригодности работника;
определение необходимости проведения переподготовки и повышения квалификации;
формирование более высококвалифицированного кадрового состава;
повышение эффективности каждого работника;
улучшение работы отдела управления персоналом.

Такая процедура помогает грамотно спланировать обучение и произвести коррекцию системы вознаграждения персонала, провести увольнение неподходящих кадров.

Используемые методы

Программой аттестации может быть предусмотрено задействование разных методов. Интервью позволяет проанализировать общий уровень развития, степень профессионализма и лояльности. Проводится членами комиссии или самим руководителем, но может нуждаться в привлечении эксперта. Экзамен представляет собой глубокую оценку знаний независимым экспертом или опытным штатным специалистом. Тестирование предполагает ряд вопросов, относящихся к плоскости конкретной должности. В результате выводится общий балл. Для комплексного подхода, изучающего сотрудника всесторонне, свойственно использовать несколько методов, например, тестирование и интервью.

Особенности подготовки к аудиту

Что нужно делать, чтобы оценка кадров прошла более результативно:

Пытаться минимизировать страх перед проверкой, чтобы получить реальную картину. Также лучше использовать те же способы и методы, что и при прошлой оценке. Это позволит получить более точные данные и отследить объективную динамику изменений. Так люди уже знакомые с особенностями аттестации и реагируют спокойнее.
Не стоит такую процедуру считать единственным инструментом оценки. Следует анализировать мотивацию, компетенции и потенциал сотрудника, занимающего определенное место в компании. Даже «слабые» специалисты могут стать более сильными в других направлениях деятельности, принимать на себя важные роли в коллективе или социальные функции.
Проверка не должна превращаться в формальность и возможность понизить в должности или уволить конкретного кадра. Она может стать хорошим стимулом для работника. Для набравших низкий балл это способно послужить побуждающим фактором для пересмотра своего подхода к выполнению обязанностей и положительным изменениям. Набравших высокий балл рекомендуем поощрять различными приятными бонусами.
В организациях, где аттестация не проводится, оценку кадров все равно выполняют. Для этого определяются важные для конкретной компании критерии и анализируется, насколько сотрудники им соответствуют.
Следует фиксировать ключевую информацию постоянно, а не непосредственно перед проверкой или в период ее выполнения. Рекомендуется внедрить систему фиксации промежуточных результатов с разной периодичностью — каждый день, неделю или месяц. Это даст более объективное представление о персонале и поможет отследить, кто и правда трудится, а кто только создает такую видимость.

Документы, необходимые для аттестации

Перед аудитом руководитель пишет отзыв о своем подчиненном, в котором указываются характеристика его качеств — личностных и профессиональных. В нем также содержатся все результаты работы, достигнутые им с момента прошлой проверки. Комиссии передают этот документ на изучение за три дня до аттестации, а сотруднику дают ознакомиться с ним за две недели до процедуры. При несогласии с указанными в нем характеристиками он может предоставить проверяющей комиссии дополнительную информацию. Для правильного оформления оценки создается отдельное Положение, в котором подробно указываются задачи и цели процедуры, ее продолжительность, список проверяемых работников, критерии проверки, планируемые по ее результатам решения. Утверждается оно руководителем организации. С ним следует ознакомить каждого сотрудника и члена комиссии под роспись. Приказ о проведении аттестации издается минимум за месяц до процедуры.

Нужно подготовить следующий список документов:

Положение;
Приказ;
график проведения;
инструкции (подготавливаются для комиссии);
списки сотрудников, которые будут подвергнуты оценке;
характеристики работников;
аттестационные листы.

Если нужно всего лишь провести анализ профессиональных знаний кадрового состава, достаточно лишь Положения и Приказа. Но если есть в планах понижения в должности или увольнения, пакет документов должен быть полным. Для компании это подстраховка на случай того, если недовольный сотрудник захочет обратиться в суд или инспекцию по труду по поводу применения по отношению к нему необоснованных мер.

Результаты аттестации и увольнение сотрудников

Итоги определяются членами комиссии путем открытого голосования. Они заносятся в протокол и сообщаются сотруднику. Окончательное решение — за руководителем компании. Получившему высокие баллы могут дать повышение или премию. При плохом результате — должность с более низкой оплатой. Увольняют такого работника только в том случае, если для него нет подобной должности или если он отказался от понижения (тогда нужно получить от него письменный отказ).

Если сотрудник не явился на процедуру оценки

Если у него не было уважительной на то причины, можно поступить одним из двух способов:

Произвести оценку посредством анализа имеющихся данных — мнения комиссии, отзыва руководителя, результатов предварительного тестирования.
Дисциплинарное взыскание. После этого работнику снова должны дать возможность пройти аттестацию в определенные день и время.

Факт неявки рекомендуется отобразить в Положении или предусмотреть в трудовом договоре отдельным пунктом.

Какие могут допускаться ошибки при проведении проверки

Непосредственному руководителю не стоит участвовать в процедуре оценки. Его функция — наблюдение и анализ результатов. Аттестацию проводят или независимые эксперты, или ответственный персонал HR-службы.

Наиболее часто допускаются следующие ошибки:

Во внимание принимаются только последние дни, предшествующие аудиту, а не весь период трудовой деятельности.
Проверка проводится формально.
Учитываются потребности подчиненного и баллы завышаются, чтобы тот успешнее прошел оценку.
Проведение аудита используется только чтобы «взбодрить» сотрудников.
Ситуация не рассматривается комплексно и всесторонне, доминирует субъективное мнение оценивающего. В том числе, могут наблюдаться отклонения в несколько баллов в зависимости от настроения аттестующего.
Аудит выполняется редко, из-за чего демонстрирует всего лишь итоговый результат, когда уже поздно вносить изменения в работу.
Процедура не рассматривается как нечто важное, а руководители не ведут постоянное наблюдение за коллективом.
Есть попытки с помощью одного интервью или анкеты достичь одновременно нескольких совершенно разноплановых целей.

Когда работник знает, что получение поощрительного бонуса или его продвижение по карьерной лестнице зависит от результатов аттестации, он будет стараться показать себя с максимально положительной стороны. Также если оценка производится формально, ее цели не будут достигнуты и вообще теряется ее смысл. Она в таком случае воспринимается как санкция, которую стараются члены коллектива избегать. От этого страдает удовлетворенность персонала и его производительность. Не следует воедино сводить проверку навыков и показателей работы. Лучше всего анализировать результаты за определенный период и отслеживать динамику роста, так как это будет более показательно. Каждый человек зная об оценке старается продемонстрировать себя в выгодном свете. А ведь одна из задач аттестации — рассмотреть и сильные, и слабые стороны подчиненного, разобраться, какие его навыки и качества нуждаются в оттачивании.

Ключевые моменты, которые стоит запомнить

Правильное оформление аттестации нуждается в составлении Положения и Приказа о ее проведении.

Необходимо объяснить сотрудникам, что оценка — не карательная мера, а возможность определить уровень знаний и профессиональных навыков коллектива. Это впоследствии дает понять, над какими показателями необходимо работать для их улучшения.
Результаты оценки нуждаются в применении, иначе она теряет свой смысл. К примеру, можно с учетом полученной информации разработать индивидуальные планы развития для «отстающих» работников и общую систему мотивации.
Аудит профессиональных навыков и знаний должен стать полезной «привычкой». То есть, его следует проводить регулярно, а не периодически. Следует направить усилия на формирование у команды мнения о том, что это всего лишь очередная возможность понять, как стать лучше в работе и что для этого нужно. Когда уходит страх перед такой процедурой, персонал становится открытым для совершенствования, от чего выигрывает весь коллектив.
Несмотря на то, что регулярная проверка знаний является сложным в организации процессом, она помогает создать команду, готовую к развитию, обучению и движению всем составом в едином направлении.

Для получения показательных характеристик и достоверных данных в ходе проведения аттестации необходимо применять методики с четко сформулированными целями и предметом, предоставлять достоверные сведения об изучаемых параметрах. HT Lab | Лаборатория Гуманитарные Технологии предлагает готовые или адаптированные под корпоративную специфику конкретного заказчика психологические тесты для оценки персонала. Компания создает качественные оценочные инструменты, проходящие полный цикл разработки и апробации с регулярной проверкой их психометрических свойств и измерительной способности.

PSYCHOL-OK.RU